開催日と、制作側に渡す期限を分ける
イベント当日に物がそろえばよいとは限りません。受領後に数量や内容を確認し、必要なら修正を依頼し、会場で準備する時間も必要です。先に「何を、いつ、どこで使うか」を決め、その前に終える作業を並べます。納品日は、制作側が発送する日なのか、会場で受け取る日なのかも区別してください。
ここで作るのは、担当者間で予定と未決事項を共有する工程表です。成果物の形式や検査の合格条件そのものは、謎解きの調達仕様書と検収条件へ記載し、工程表から参照します。同じ条件を複数の書類へ書き写す場合は、更新漏れを防ぐため、基準とする書類の版も添えましょう。
まず、動かせない開催日・会場の利用時間と、調整できる希望日を分けます。まだ制作側へ確認していない日付は「希望」と明記します。相談時の希望日が、そのまま受託可能な納期になるわけではありません。
工程・必要素材・確認者を一緒に記入する
次の表は、社内で準備するための空欄票です。「依存する工程」とは、その作業を始める前に終わっている必要がある作業を指します。例えば、会場の掲出位置が決まらなければ地図を確定できないなら、位置の確認を地図の入稿より前に置きます。
項目が見切れる場合は横にスクロールできます 謎解き制作の工程表：案件名・開催日・表の版を添えて使う空欄票
| 工程 | 前に必要な確認・素材 | 作業者・確認者 | 期限・状態・記録先 |
|---|---|---|---|
| 支給素材の準備 | 施設情報：＿＿／図面・画像：＿＿／利用範囲の確認：＿＿ | 提出：＿＿／確認：＿＿ | 提出希望：＿＿／未着素材：＿＿ |
| 原稿・試作用版の確認 | 参照する仕様の版：＿＿／確認対象：＿＿ | 制作：＿＿／内容確認：＿＿ | 提出：＿＿／返答：＿＿／記録先：＿＿ |
| 修正と入稿承認 | 指摘一覧：＿＿／未決事項：＿＿ | 修正：＿＿／最終承認：＿＿ | 修正版：＿＿／承認期限：＿＿ |
| 印刷・製作への引渡し | 承認版：＿＿／形式・数量：＿＿ | 引渡し：＿＿／受領確認：＿＿ | 入稿期限：＿＿／受領記録：＿＿ |
| 現物受領と検査 | 納品先：＿＿／検査表：＿＿ | 荷受け：＿＿／検査：＿＿ | 到着予定：＿＿／検査完了：＿＿ |
| 修正確認と会場準備 | 残件：＿＿／採用版：＿＿／搬入条件：＿＿ | 再確認：＿＿／設営判断：＿＿ | 再提出：＿＿／準備日：＿＿ |
状態は「希望・相手へ照会中・合意済み・完了」など、社内で意味をそろえて記入します。依頼を送っただけなら照会中であり、相手が受領して対応日を返したこととは分けます。確認者が複数いる場合は、意見を集約する窓口と、入稿を承認する人を決めてください。
担当者の名前を埋めても、その日に確認できるとは限りません。休業日や会議日、施設の搬入制限も予定へ反映します。社内承認に必要な資料を前もって尋ね、制作側の作業と社内の返答待ちを一つの期間にまとめないことが大切です。
会場と希望時期が決まっている場合は、この表の未定事項を添えて、IMGAMEへ制作範囲と日程を相談することから始められます。個別案件の対応可否と必要期間は回答を得て確認します。
架空の工程で、承認の遅れを後工程へ反映する
以下は日程の関係を説明する架空例です。Dをイベント開催日とし、「D−21日」は開催日の21日前を表します。日数は暦日で、業界の標準納期やIMGAMEの制作期間ではありません。企画と発注範囲の整理は別途終わっている設定で、制作全体をこの期間で完了できるという意味でもありません。
この例では支給素材をD−35日にそろえ、原稿等の確認をD−28日に行う予定だったとします。その後、施設内の掲出位置について発注側の判断が遅れ、入稿承認がD−21日からD−17日へ4日ずれました。制作側へ再照会した結果、入稿以降も4日後ろへ動かす案が示された、という仮定で比較します。
項目が見切れる場合は横にスクロールできます 全て架空の日程：入稿承認が4日遅れた場合の変更案
| 工程 | 当初の予定 | 変更案 | 次に進むための確認 |
|---|---|---|---|
| 入稿承認 | D−21日 | D−17日 | 企画責任者が掲出位置と対象版を承認する |
| 印刷入稿 | D−20日 | D−16日 | 制作側が採用版と引渡し条件を確認する |
| 現物の到着 | D−10日 | D−6日 | 配送条件と施設の荷受け担当を確認する |
| 受領検査の完了 | D−9日 | D−5日 | 確認担当が検査表へ結果と残件を記録する |
| 会場準備 | D−3日 | D−3日を希望 | 残件への対応を含め、この希望日を維持できるか判断する |
検査完了から会場準備までの日付の差は、当初の6日から変更案では2日になります。差の4日分が、修正や再納品を相談できる期間から失われた形です。ただし、2日とも作業できるとは限りません。担当者の稼働日、配送、再製作の可否を照会する必要があり、残り2日で足りると結論づけてはいけません。
入稿後の工程が必ず同じ日数だけ遅れるとも限りません。印刷枠や搬入日が変われば、納品がさらに後ろへ動く可能性があります。実際の表は相手の回答で更新し、上の差分計算を納期の約束として転用しないでください。
遅れを確認したら、日付と実施範囲を判断する
遅れが分かった段階で、原因と影響する成果物をまとめます。未確認の条件と返答が必要な日も記入してください。確認を省いて日付だけを守るのではなく、成立する変更案を関係者へ照会します。以下も前の架空案件についての検討例です。
項目が見切れる場合は横にスクロールできます 架空の遅延時に、責任者が検討する対応案
| 対応案 | 確かめる条件 | 記録する判断 |
|---|---|---|
| 範囲を維持し、変更案を採用 | 検査後の残件対応と会場準備が可能か。双方の担当者が回答したか | 回答待ちなら未確定。合意した期限と残る条件を記す |
| 一部の制作物を見直す | 体験の成立、告知との一致、運営資料への影響を確認できるか | 変更する物と変えない物、費用差、再確認者を記す |
| 実施日や実施方法を見直す | 会場、制作側、運営側の再調整と参加者への案内が可能か | 決定者、確定日、案内の担当と更新箇所を記す |
例えばD−17日の時点で、修正が必要になった場合の再納品日が未回答なら、「開催日を維持して決定」とは書けません。「D−16日までに再納品の対応可否を回答してもらい、企画責任者が範囲を維持するか再検討する」と、次の判断を置きます。この回答期限も架空の希望であり、一方的に相手の対応を確約するものではありません。
変更の連絡は「少し遅れます」で終えず、「入稿承認の希望をD−21日からD−17日へ変更したい。影響するのは冊子と案内掲示。入稿・到着・再納品の可能日と追加費用の有無を確認したい」と具体化します。合意後は表の版と更新日を変え、制作・荷受け・検査・運営の担当へ同じ版を渡します。
IMGAMEへは、希望日と未確定の素材を伝える
IMGAMEの公式会社情報では、体験型施設の企画・運営や施設プロデュースを案内しています。空間演出・内装施工・コンテンツ開発も事業に含まれます。短期イベントの個別受託、印刷や設置の範囲、制作に必要な期間は案件ごとの照会事項です。記事の工程表を、そのままIMGAMEの提供工程とみなさないでください。
問い合わせフォームの用件は「プロジェクト相談」を選び、所定の連絡先を入力します。備考は500文字までなので、目的・会場・希望時期を先に書きます。支給できる素材と相談したい範囲も添えてください。以下は架空の相談例です。実際の日付や条件へ置き換えてください。
商業施設の館内周遊型の謎解き企画について相談です。開催希望は○月○日、会場準備の希望日はその3日前です。問題・冊子・案内掲示の制作可否を確認したいです。施設図面は用意できますが、掲出位置と画像の利用確認は未完了です。社内の承認窓口は企画担当に集約予定です。対応可能な範囲、必要素材、確認・入稿・納品の時期を教えてください。記載した日程は未確定の希望です。
IMGAMEのプロジェクト相談フォームで、制作条件と希望日を伝える
謎解き制作の納期管理でよくある質問
イベントの何日前に依頼すれば間に合いますか？
制作範囲、素材の準備、確認回数、印刷や会場条件によって変わります。本記事の日程は架空例です。開催希望日と準備状況を伝え、対応可能な範囲と必要期間を制作側へ確認してください。
確認者が返答しないまま、入稿してよいですか？
返答がない状態を承認済みにはしません。未確認箇所と影響を示し、承認権限のある人へ確認します。先行できる部分があるかも、他の制作物との関係を確かめて判断します。
素材が一部だけ遅れる場合、全工程が止まりますか？
遅れた素材を使わない工程を進められる場合はあります。ただし後から差し込めると決めつけず、再確認や再入稿が必要かを制作側へ照会し、先行する範囲を記録してください。
納品物を受け取ったら、工程表は完了ですか？
受領、検査、残件の対応、会場準備を分けて確認します。請求に関する処理も社内の手順に従って別に記録し、到着した事実だけで全ての判断を完了にしないようにします。