社内謎解きのタイムテーブル作成と進行の確認

社内謎解きの前後を含めて工程を切り分ける

最初に、開会から閉会までに必要な工程を付箋のように分解します。基本の並びは入場・受付・主催者挨拶・ルール説明・体験・振り返り・退場です。表彰や写真撮影を行うなら、体験終了後の独立した工程として扱います。懇親会や全社会議と続ける場合は、会場転換と参加者の移動も工程に加えます。

開始時刻ではなく開始条件まで決める

時刻だけを並べると、受付が長引いた場面で判断が止まります。「参加予定者の受付完了後に説明開始」のように、進行条件を併記してください。ただし欠席者をいつまで待つかは、社内方針とベンダー回答を踏まえて決めます。開始を遅らせる場合と定刻で進める場合の責任者も指定します。

工程を作る段階では、体験時間の長さを担当者だけで確定しないことが重要です。説明や解答共有に必要な時間も、採用する内容によって変わります。設計の考え方は謎解き研修の設計も参照し、目的とのつながりを整理できます。候補案には「ベンダー確認後に更新」と明示し、社内決裁用の予定と区別します。

受付と導入で参加者を迷わせない段取り

受付工程には、会場到着後に参加者が行う動作を順番に書きます。部署確認、名札の受領、荷物の置き場所、着席案内が必要かを社内で洗い出します。実際の受付方法は、会場の入口や社内名簿の扱いに合わせて選びます。個人情報を扱う場合は、掲示範囲や名簿の回収方法も社内規程で確認してください。

説明開始前にそろえる情報を限定する

導入で伝える内容は、目的・進め方・禁止事項・困った際の伝達方法に分けます。一度に情報を詰め込まず、体験中に参照できる内容は別紙や画面へ移せるか尋ねます。必要な掲示物や投影機材が提供されるとは限らないため、準備主体も確認します。「説明用データの形式と投影環境は何か」と具体的に質問すると整理しやすくなります。

遅刻者への説明を通常進行へ割り込ませると、予定の修正箇所が増えます。そこで遅刻者の受付担当と案内範囲を、通常受付とは別に記載します。途中参加が可能かどうかは内容に左右されるため、事前にベンダーへ回答を求めます。対応できない場合は、見学や別業務への切り替えを社内で決めておきます。

工程別の管理項目を一枚の表にまとめる

実務用の表には時刻だけでなく、担当者と完了の目印を入れます。未回答事項は空欄にせず、「照会中」と書けば確定情報との混同を防げます。遅れが出た際に短縮できる工程と、変更前に相談すべき工程も分けてください。体験部分の短縮可否は担当者が推測せず、ベンダーへ確認します。

担当欄には部署名だけでなく、当日に判断する役割を書きます。司会、受付責任者、会場担当、ベンダー窓口を分けると連絡先を追いやすくなります。一人が複数の役割を担う案では、同時刻に作業が重ならないかを表で点検します。スタッフ数は内容や会場条件で変わるため、回答を得る前に必要人数を断定しません。

会社の確認が必要な場合はIMGAMEの会社情報を参照先として共有できます。ただし会社情報だけで、当日の機材や運営体制が決まるわけではありません。表の質問欄には、必要面積、通信要件、機材の準備主体も個別に記載します。回答を受けた日と回答者を残し、改訂時に参照できる状態にします。

遅延と欠席が生じた場面の変更順を決める

当日の遅れに備え、どの工程から調整を検討するかを事前に並べます。受付締切・挨拶・休憩・写真撮影などは、主催側で変更可能かを確認してください。体験や説明の変更は内容へ影響し得るため、ベンダーとの合意なしに短縮しません。終了時刻を動かせない場合は、その条件を最初の相談時に伝えます。

遅れの大きさより影響先で対応を選ぶ

判断基準は「何分遅れたか」だけでなく、次の予定へ何が影響するかです。会場利用の終了条件や送迎の予定があるなら、変更できない時刻として表に固定します。社内挨拶を短くする案と終了を後ろへ動かす案は、承認者を分けて記載します。参加者への告知文も用意し、変更理由と新しい終了見込みを簡潔に伝えます。

欠席対応では、チーム編成を変更できる条件と連絡の締切を質問します。最大人数や編成方法は採用内容によるため、一般的な想定で埋めないでください。当日欠席が判明した際の連絡先と、再編を指示する担当者を決めます。欠席者向けに資料を配布できるかも、権利や運用条件を含めてベンダーへ尋ねます。

相談前に目的と制約を六項目で整理する

外部へ相談する前に、目的・対象者・人数・時期・予算・配慮事項を一枚にまとめます。目的は「交流」だけで終わらせず、当日にどんな対話を促したいかまで記載します。対象者には所属や役職の範囲を示し、参加人数は確定値と見込みを分けます。人数の上限は、ベンダーの回答を受けるまで実施可能人数として扱いません。

時期には候補日だけでなく、開始と終了を動かせる範囲も書きます。予算は会場費や社内備品を含むかを明記し、比較条件をそろえます。配慮事項には移動・視認・聴取・言語・途中退出など社内で把握する条件を記載します。必要な対応の有無や実現方法は、相談時に一項目ずつ確認してください。

六項目と仮の工程表がそろったら、IMGAMEの法人相談窓口へ相談できます。相談文には、確定事項と未確定事項を分けて添えると要望を共有しやすくなります。最大人数・必要面積・機材提供・通信要件・スタッフ数・欠席対応を質問として列挙します。回答後は工程表へ反映し、変更箇所を社内責任者と共有してください。

社内謎解きの進行表で迷いやすい質問

体験時間だけ先に会議枠へ入れてよいですか

仮置きはできますが、受付から退場までの枠を同時に確保してください。体験時間だけを予定へ入れると、説明や振り返りが別の社内予定と重なる場合があります。候補枠には未確定と記し、内容決定後に正式な所要時間へ更新します。終了時刻が固定なら、その条件を相談時に先に伝えてください。

司会とベンダー担当者の役割はどう分けますか

社内連絡や挨拶は主催側、体験内容の説明はベンダー側という仮案から始めます。ただし実際の分担は契約内容や提供範囲によるため、事前に合意が必要です。緊急案内を誰が出すか、質問を誰へ集約するかも工程表に書きます。当日は双方の窓口を確認し、参加者へ案内する連絡経路を一本化します。

振り返りが延びそうな場合はどう備えますか

共有したい問いと終了条件を先に決め、司会が区切れる構成にします。発言方法や扱える内容は企画によって異なるため、進行案をベンダーへ確認してください。延長できない場合は、社内で続ける話題を別の機会へ移す案も用意します。退場や次の予定を優先する基準を定め、変更時の案内文まで進行表へ添えます。