謎解き 受付運営｜名簿照合・入場判定・引継ぎの手順
謎解き 受付運営は、予約名簿と来場者が示す情報を一件ずつ照合し、入場判定と未解決事項を記録する仕事です。謎解き 受付名簿には申込者・券種・枚数・状態を置き、当日追加したメモと元データを混同しません。謎解き 当日受付では提示方法が使えない場合の代替照合と、責任者へ確認する境界を先に決めます。謎解き 入場確認は担当者の記憶で済ませず、判定時刻と処理者を次の担当へ残してください。
通常照合と例外判定を二つの列に分ける
受付表を作る前に、入場へ必要な情報と参考情報を分けます。通常列ではイベント名・回・券種・枚数・受付状態を同じ順序で読み、処理済みを一度だけ記録してください。例外列には未着・重複表示・同伴者の別到着・提示不能を置き、現場で決めてよい範囲と責任者確認を示します。列をまたぐ変更は元の行へ理由と時刻を追記し、口頭だけで済ませません。
- ✓最新の予約状態を反映した名簿を準備した
- ✓通常照合と例外確認の列を分けた
- ✓同行者が別到着する場合の記録欄を作った
- ✓入場を保留・許可できる権限者を決めた
- ✓交代時に未着・保留・処理済みを引き継げる
受付機能の表示と主催者ルールを分ける
Peatix主催者ヘルプ・参加者の受付で記事の判断に使う公式情報を確認できます。Peatix主催者ヘルプは、QR・タップ・名前検索・紙リストという受付方法と予備手段を案内しています。名前検索の画面では参加者を探してチェックインできますが、その機能だけで主催者の入場条件は決まりません。紙のリストは通信障害などの予備に使えますが、出力後の変更を反映する更新時刻が必要です。同伴者が別に到着する場合は、まとめて処理される表示もあり得るため、使用サービスの現行仕様を確認します。
販売サービスの受付済み表示と、会場へ実際に入った人数は分けて記録します。重複に見える行は氏名だけで削除せず、注文・券種・枚数・状態を照合してください。名簿にない人をその場で追加できない仕組みもあるため、別受付や招待者の台帳を準備します。個人情報を含む紙や端末は受付担当だけが見られる配置にし、終了後の回収先を決めます。受付列の会話が待機者へ聞こえない距離と呼出方法も整えます。
受付で起きる三つの状態を比較する
例えば、未着は入場拒否ではなく、まだ照合が完了していない状態です。重複候補は同姓同名か複数注文かを確認し、同伴者の別到着は残数を明示します。状態名ごとに次の行動と判断者を決めると、担当交代で意味が変わりません。
| 選び方 | 向いている希望 | 確認点 |
|---|---|---|
| 通常受付 | 一致した予約を迅速に処理する | 回・券種・枚数・処理時刻 |
| 保留受付 | 情報不足を入場判断と分ける | 不足情報・待機場所・確認者 |
| 同行者・重複 | 残数と同一注文を追跡する | 代表者・到着人数・未到着数 |
保留の人を列から消すと、次の担当が未着と誤認します。待機場所と呼出方法を決め、受付列をふさがないようにしてください。責任者が判断した後は許可・不可だけでなく、参照した条件と連絡内容を残します。終了時は処理数・実入場数・未着数の差を確認します。差が残る場合は対象行を特定し、販売状態と現場記録を後から照合します。
受付担当の役割ごとに見る欄を変える
照合担当
来場者の提示情報と名簿の回・券種・枚数を同じ順序で読みます。一致したら一度だけ処理し、画面の反映を確認してください。不一致は推測で直さず保留担当へ渡します。
例外判断担当
未着・重複・同行者・提示不能の種類を確認します。主催者ルールと購入記録の範囲で判断し、権限外は責任者へ上げてください。判断理由と時刻を元の受付行へ戻します。
交代責任者
処理済み・保留・未着を件数だけでなく対象行で受け取ります。端末、紙、連絡メモの更新時点をそろえてください。終了後は名簿の回収と保管先まで確認します。
名簿準備から終了集計まで五段階で進める
受付開始前に最新名簿を出し、更新時刻と責任者を書きます。通常列と例外列へ担当を置き、判断が必要な人の待機方法を共有してください。交代と終了の時刻を先に決めると、未解決のまま担当が消えません。
- 予約元で最新状態・回・券種・枚数を確認する
- 通常照合と例外処理の担当・記録欄を分ける
- 提示情報を照合して処理時刻と担当を残す
- 未着・重複・同行者は権限者が条件を確認する
- 交代時と終了時に保留・未着・実入場を引き継ぐ
通信や端末に問題が起きた場合は、更新時刻付きの予備リストへ切り替えます。復旧後に二重処理しないよう、紙で受けた行をまとめて照合してください。受付終了の判断は行列がなくなった時刻ではなく、主催者が決めた受付条件に従います。運営後は例外件数から名簿項目と台本を見直します。
謎解き受付運営FAQ
Q名簿に名前がない人は入場できますか？
その場で可否を決めず、申込画面・注文情報・招待台帳を確認します。確認できる情報と入場権限者を受付前に決めてください。判断した場合は根拠と時刻を記録します。確認中の待機場所も案内します。
Q同行者だけ先に来た場合はどうしますか？
代表者名、注文、券種・合計枚数、到着人数を確認します。使用サービスが一括で受付済みになる場合は、残る同行者を別欄で追跡してください。推測で全員到着と記録しません。
Q紙の名簿だけで運営できますか？
通信障害時の予備として有効ですが、出力後の変更を自動反映しません。更新時刻と差分確認の担当を明記してください。個人情報を含むため配布数と回収先も管理します。
次の一歩謎解き 受付運営は、名簿照合・例外判定・記録・引継ぎを一つの受付行へつなぎます。未着、重複、同行者の別到着を同じ状態にせず、判断者と次の行動を分けてください。使用する販売サービスの現行仕様と主催者の入場条件を当日に再確認します。終了後は名簿を回収し、個人情報の保管・削除ルールへ渡します。例外記録は次回の受付表とスタッフ台本の改善に使います。