自治体の謎解きイベント｜目的・調達・運営設計
自治体の謎解きイベントは、行政目的を参加者の行動と成果指標へ変換する事業です。制作会社へ一括で任せる前に、対象・会場・個人情報・安全・広報の責任部署を分けます。調達方法は自治体ごとの規程を正本とし、仕様書には成果物と判断主体を具体的に書きましょう。
行政目的から参加者の一行動を定義する
目的が周知なら、参加後に知ってほしい制度や場所を一つ選びます。回遊なら到達地点と地域負担を、交流なら対象者と対話方法を定めてください。参加人数だけで成果とせず、目的に対応する行動と確認方法を置きます。
- ✓行政目的と対象者を一文で定義した
- ✓所管課・契約・安全・広報の責任を分けた
- ✓取得する個人情報を最小化した
- ✓委託・再委託・事故連絡を仕様へ書いた
- ✓検収物と成果指標の確認者を決めた
個人情報と調達要件を発注課の責任で具体化する
PPC・行政向け個人情報ガイドで移動に必要な情報を確認できます。あわせてデジタル庁・利用者視点の実践も参照してください。あわせてデジタル庁・標準ガイドラインも参照してください。PPCの行政機関等編は、地方公共団体を含む公的部門の個人情報を検討する一次資料です。条例や内部規程も関係し得るため、実施自治体の個人情報・契約担当へ取得項目と委託方法を示します。
応募フォームで氏名・年代・位置情報を集める前に、目的ごとの必要性を確認します。委託先がクラウドや再委託先を使う場合は、保存場所・アクセス・削除・事故連絡を仕様へ明記してください。道路・施設・災害対応の安全責任は制作会社へ丸投げせず、所管部署と緊急連絡を定めます。
直営・制作委託・地域協働の運営体制を比べる
例えば直営型は行政情報を管理しやすい一方、制作と当日運営の人員が必要です。制作委託型は専門性を得られますが、発注課が要件と検収を残します。地域協働型は現場知を生かせる一方、各団体の決定権と費用負担を文書化します。
| 選び方 | 向いている希望 | 確認点 |
|---|---|---|
| 自治体が直営 | 内部情報を自ら編集する | 制作人員、運営班、更新 |
| 事業者へ委託 | 制作と運営の専門性を得る | 仕様、再委託、検収、権利 |
| 地域団体と協働 | 地域の知見を反映する | 合意、費用、窓口、変更権限 |
体制は予算だけでなく、誰が内容を承認し事故時に判断するかで選びます。委託しても行政情報の正確性と施設利用の判断は、所管課の確認工程へ戻してください。協働先の善意を無償作業の前提にせず、役割と対価を整理します。
行政サービスの利用者別に参加障壁を確認する
家族を対象にする事業
年齢だけで一つの難度へ固定せず、読み上げとヒントの方法を用意します。保護者の端末必須にするなら、通信・電池・貸出しの代替を検討してください。子どもの氏名や写真を集める必要性は個別に確認します。
広域を回遊する事業
公共交通・歩行距離・休憩・荒天中止を地図と同じ版で管理します。市町村境を越える場合は、施設と問い合わせ窓口の担当を地点ごとに決めてください。位置情報を常時収集しない方式も比較します。
デジタル参加を含む事業
対応端末とブラウザだけでなく、紙や窓口で代替できる手順を示します。入力項目とアクセス解析を別にし、それぞれの利用目的を確認してください。障害時は受託者だけでなく発注課から公式案内を出します。
要件定義書と調達仕様書を役割で書き分ける
要件定義には目的・利用者・必要な体験・制約を書きます。調達仕様書には作業範囲・納品物・体制・日程・検収を記載してください。デジタル庁の資料は情報システム向けの参考例であり、イベント調達へそのまま適用せず自治体様式へ置き換えます。
- 行政目的と対象者から必要な行動を定める
- 庁内の責任部署と承認順を図にする
- 個人情報・安全・権利の制約を列挙する
- 作業範囲・成果物・検収を仕様へ書く
- 実施後の集計・削除・契約終了処理を確認する
企画提案の評価では見た目だけでなく、要件への回答位置をそろえて比較します。契約後の追加要望は当初範囲と分け、費用・期限・検収への影響を記録してください。終了時は成果物の引渡しと、個人データ・貸与物の返却または削除を別に確認します。
自治体謎解きイベントの調達FAQ
Q制作会社に目的設計から任せられますか？
事業者から案を受けることはできますが、行政目的と最終判断の主体を曖昧にしません。発注課が要件定義へ関わり、提案を比較する観点を先に決めてください。調達手順は所属自治体の契約担当へ確認します。
Q参加者アンケートに氏名は必要ですか？
効果測定が匿名集計で足りるかを先に検討します。連絡や抽選で氏名が必要なら、アンケート回答と分離して管理する案もあります。取得・委託・保存・削除は個人情報担当へ確認してください。
Q事故対応を受託者へ任せられますか？
現場連絡や一次対応の役割は仕様へ書けます。ただし施設管理や行政判断まで自動的に移るとは限りません。緊急連絡網と中止権限を所管課・施設・受託者で明確にします。
次の一歩自治体の謎解きイベントは、行政目的・利用者・制約を発注課が要件へ落とす事業です。個人情報・安全・権利・検収を制作会社へ曖昧に委ねず、庁内の責任部署を決めてください。調達と法的判断は、実施自治体の規程と契約・法務担当を正本にします。